Digitalisierungs-Projekte in kleinen und mittleren Unternehmen

Enzo Volkmann

von Enzo Volkmann am 04.02.2020

5 Minuten Lesezeit

Der Begriff der Digitalisierung ist in aller Munde und wird gerne auch mal inflationär genutzt. Doch allzu oft handelt es sich dabei mehr um einen Trend und eine mehr oder weniger vage Idee, als um greifbare Vorhaben. Die Frage stellt sich also, wie konkrete Digitalisierungs-Maßnahmen besonders in kleinen Unternehmen aussehen können, die bisher noch keinen richtigen Ansatz gefunden haben.

Ausgehend von abgeschlossenen und laufenden Projekten möchte ich in diesem Artikel einige Möglichkeiten aufzeigen, die als Ausgangspunkt zum Nachdenken und Entwicklen eigener Ideen dienen können.

Inhalt:

  1. Zusammenfassung
  2. Fallbeispiel 1: Prozess-Automatisierung durch stärkere Integration des Kunden
  3. Fallbeispiel 2: Erstellung von internen Tools, um den Arbeitsalltag zu erleichtern
  4. Fallbeispiel 3: Integration vorhandener Systeme
  5. Förderfähigkeit

Zusammenfassung

Für die meisten Unternehmen lohnt es sich, gemeinsam mit einem Experten Potenziale für Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte aufzudecken. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist der Automatisierungsgrad meist recht gering und die Möglichkeiten, auch mit überschaubaren Maßnahmen große Erfolge zu erzielen, sind vielfältig. Wir können als Berater tätig werden und gemeinsam mit Ihnen Ihre individuelle Situation beurteilen. Meist ist dies auch im Rahmen eines staatlich geförderten Projektes möglich. Sprechen Sie uns unverbindlich an!

Fallbeispiel 1: Prozess-Automatisierung durch stärkere Integration des Kunden

Unternehmen mit viel Kundenkontakt und beratungsintensiven Produkten oder Dienstleistungen verbringen häufig viel Zeit mit der Bearbeitung von Interessenten-Anfragen und der Betreuung des Kunden im laufenden Projekt. 

Im besonderen Maße betrifft dies im Privatkunden-Bereich Unternehmen, die hochpreisige und/oder emotional wertvolle Produkte und Dienstleistungen anbieten und wenn die Kunden die Leistung nur einmal oder sehr selten in Anspruch nehmen. Dies kann beispielsweise der Bau eines Eigenheims oder der Kauf eines Autos sein.

Persönliche und hochwertige Beratung ist in jedem Fall wünschenswert und es wäre dem Kunden gegenüber unfair, hier Abstriche zu machen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, noch in der Beratungsphase Teile der Arbeit an den Kunden selbst abzugeben und persönlich erst später im Prozess hinzuzukommen, ohne dass dies der Qualität der Beratung schadet.

Konkret realisiert haben wir dies mit dem PBBR Felgenpreisgenerator. Die Firma PBBR Pulverschichtung aus Rosental ist spezialisiert auf die Erstellung individueller Felgendesigns und die Aufarbeitung und Veredelung von Kundenfelgen. Dementsprechend gibt es hier ein anspruchsvolles Klientel, das ein stark personalisiertes und einzigartiges Produkt nachfragt.

Im Felgenpreisgenerator haben wir die Angebotserstellung und die Aufnahme von Details (z.B. Schäden an den Felgen, Farbwunsch, etc.) an die Kunden verlagert. Jeder Interessent kann sich so ein komplett personalisiertes Angebot mit seinen Angaben erstellen und erfährt sofort den voraussichtlichen Preis der Leistung. Das spart zum einen Zeit für Inhaber und Mitarbeiter bei der Kundenbetreuung, aber es erhöht auch die Qualität der Daten zu jedem Projekt, da die Felgen-Angaben strukturiert entgegengenommen werden und so Rückfragen minimiert werden.

In folgendem Video erklärt PBBR-Gründer Alexander Rusinow im Interview mit uns die Vorteile, die er mit dem Felgenpreisgenerator hat: https://youtu.be/v0fqf9bP_m0

Fallbeispiel 2: Erstellung von internen Tools, um den Arbeitsalltag zu erleichtern

In diesem Beispiel geht es um die internen Arbeitsabläufe. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen können einzelne Tätigkeiten nur von wenigen oder gar einzelnen Personen erledigt werden. Diese Personen haben unschätzbaren Wert für die betreffenden Betriebe und jede Krankheitsphase oder sonstige Nicht-Verfügbarkeit wirkt sich schnell auf die Performance des ganzen Unternehmens aus.

Um diesem Effekt entgegenzuwirken, kann es sich lohnen, das in den Firmen vorhandene Experten-Wissen in internen Tools zu bündeln und so dieses Wissen einem größeren Personenkreis zugänglich zu machen. Neben der Verringerung der Abhängigkeit von Einzelpersonen erhöht eine solche Maßnahme auch die Effizienz, besonders wenn arbeits- oder zeitintensive Prozesse automatisiert oder teil-automatisiert werden.

Unser Beispiel-Projekt ist der Baukosten-Generator der Firma Oster Dach + Holzbau GmbH aus Rheinland-Pfalz. Hierbei handelt es sich um ein Kalkulationstool für den Bau von Häusern in moderner Holzrahmenbauweise. Bevor Wohnhaus-Projekte beauftragt werden und starten können, wünschen sich die Kunden eine möglichst präzise Preisauskunft. Um diese zu erstellen, bedurfte es bisher der akribischen Arbeit eines Experten. Dies konnte je nach Projekt einige Stunden in Anspruch nehmen. Da in dieser Projektphase noch die Gefahr besteht, den Auftrag gar nicht zu erhalten, war es besonders ärgerlich, die wertvolle Zeit investiert zu haben.

Aus diesem Grund haben wir in einer Webanwendung die Kalkulationslogik implementiert, um mit möglichst simplen Eingaben eine aussagekräftige und differenzierte Kalkulation zu erhalten. Als Ergebnis erhält man ein personalisiertes PDF-Dokument, welches dem Kunden ausgehändigt werden kann. Die Einführung des Tools spart in er Projektvorbereitung jeweils mehrere Stunden Arbeit und erhöht gleichsam die Qualität der Kostenschätzung durch ein hochwertiges Dokument.

Mehr Informationen finden Sie in unserem Projektbericht unter https://www.exportarts.io/works/oster-baukosten-generator

Fallbeispiel 3: Integration vorhandener Systeme

Natürlich gibt es in den meisten Systemen bereits etablierte Software-Systeme und Prozesse. Häufig sind diese aber nur über manuelle Arbeitsschritte miteinander verknüpft. Beispiele hierfür sind vielfältig:

  • Synchronisierung von Datenbeständen zwischen führenden und abhängigen Systemen
  • Bestellungen aus dem Online-Shop ins Warenwirtschaftssystem/ERP übertragen
  • Online-Zahlungsabwicklung
  • Arbeitszeiterfassung und Übertragung ins Zielsystem

Durch die Entwicklung von Middleware-Software lassen sich die meisten Prozesse deutlich vereinfachen, indem technische Schnittstellen der beteiligten Systeme genutzt und miteinander verknüpft werden.

In einem aktuell laufenden Projekt sind wir verantwortlich für die Integration eines Onlineshops, einem spezialisierten Warenwirtschaftssystem (ERP), Zahlungsdiensten (z.B. Paypal) sowie diversen Speditions- und Logistik-Partnern des Kunden. Zu Beginn eines solchen Projektes steht für uns stets die Analyse der aktuellen Situation und Systemlandschaft.

Nachdem wir uns mit der Ist-Situation vertraut gemacht haben, erarbeiten wir eine neue Anwendungs-Landschaft und ein Konzept für die Interaktion der beteiligten Komponenten. Zu Beginn eines derartigen Projektes bietet es sich an, einen Tag vor Ort beim Kunden zu verbringen und sich die Situation detailliert vorstellen zu lassen. Danach können wir sehr gut einschätzen, welche Maßnahmen Sinn machen und welche Aufwände zu erwarten sind.

Förderfähigkeit

Ein Nebenaspekt, der Digitalisierungsprojekte aller Art für Unternehmen attraktiver machen kann, ist die öffentliche Förderung solcher Projekte zu einem gewissen Anteil.

Als eingetragener Betrieb beim RKW Hessen können wir so beispielsweise in den Bereichen der Digitalisierungsberatung oder Designberatung Projekte mit Ihnen umsetzen. Wir prüfen mit Ihnen gemeinsam die Förderfähigkeit der geplanten Maßnahme und fertigen die nötigen Unterlagen für das RKW Hessen an.

Für Projekte außerhalb Hessens arbeiten wir derzeit (Februar 2020) an unserer Registrierung für bundesweite Förderprogramme und können so künftig Kunden in ganz Deutschland im Rahmen geförderter Digitalisierungsmaßnahmen unterstützen.


Enzo Volkmann
Enzo Volkmann

Backend Hacker

Veröffentlicht am 04.02.2020 um 20:46 Uhr